Erstes Treffen der Arbeitsgruppe am 26. August 2026

Teilnehmende: Carsten Richter (Wir in Weinsberg), Marc Schramm (Förderverein Grundschule Weinsberg)

Entschuldigt: Markus Trübendörfer (Musikinitiative Weinsberg)

1. Ziel der Arbeitsgruppe

Die Arbeitsgruppe verfolgt das Ziel, die Vernetzung zwischen Vereinen, Stadtverwaltung, Institutionen und weiteren örtlichen Akteuren in Weinsberg zu verbessern. Als zentrales gemeinsames Werkzeug soll ein digitaler Veranstaltungskalender geprüft und entwickelt werden. Er soll sowohl der öffentlichen Information als auch der frühzeitigen internen Terminabstimmung dienen.

2. Ausgangslage

Der derzeitige städtische Veranstaltungskalender wurde als unübersichtlich und wenig nutzerfreundlich eingeschätzt. Insbesondere wurden folgende Schwächen benannt:

  • Veranstaltungen müssen derzeit über die Verwaltung beziehungsweise per E-Mail eingereicht und freigeschaltet werden.
  • Veranstalter können ihre Einträge nicht eigenständig pflegen und tragen daher auch nicht unmittelbar die Verantwortung für Aktualität und Vollständigkeit.
  • Die Darstellung längerer Zeiträume führt zu umfangreichen, schwer überschaubaren Listen.
  • Es fehlen ausreichende Filter- und Suchmöglichkeiten nach Interessen, Kategorien und Zeiträumen.
  • Veranstaltungsinformationen sind auf verschiedene Internetseiten, Kalender und vereinseigene Anwendungen verteilt.
  • Überschneidungen werden häufig erst spät sichtbar. Als Beispiel wurde die parallele Terminlage von Weibertreufest und Feuerwehrfest am ersten Maiwochenende genannt.

3. Zielbild des digitalen Veranstaltungskalenders

Vorgeschlagen wurde ein Kalender mit zwei miteinander verbundenen Bereichen:

Öffentlicher Veranstaltungskalender

Der öffentlich zugängliche Bereich soll bestätigte Veranstaltungen in Weinsberg möglichst vollständig und übersichtlich darstellen. Gewünschte Funktionen sind:

  • Filter nach Kategorien, beispielsweise Kultur, Sport, Kirche, Familie und Kinder;
  • Suche nach Datum, Zeitraum, Uhrzeit und Interessen;
  • übersichtliche Darstellung ohne langes Scrollen;
  • gute Nutzung auf mobilen Geräten;
  • leichte Auffindbarkeit über Suchmaschinen;
  • eigenständige Pflege der Veranstaltungen durch zugelassene Organisationen.

Nicht öffentlicher Planungsbereich

Vereine und andere zugelassene Akteure sollen geplante oder noch nicht bestätigte Termine zunächst intern nichtöffentlich eintragen können. Dadurch werden mögliche Überschneidungen frühzeitig sichtbar. Sobald eine Veranstaltung feststeht, kann sie für den öffentlichen Kalender freigegeben werden.

Wiederkehrende Veranstaltungen sollen als Serientermine angelegt werden können, beispielsweise jährlich am gleichen Wochenende. Trotz besserer Abstimmung werden sich einzelne Überschneidungen aufgrund der Vielzahl von Veranstaltungen und der begrenzten Zahl geeigneter Wochenenden nicht vollständig vermeiden lassen.

4. Nutzerkreis und Zugangsregeln

Noch zu klären ist, welche Akteure eigene Einträge vornehmen dürfen. Genannt wurden:

  • örtliche Vereine;
  • Stadtverwaltung;
  • Kirchen und Schulen;
  • Volkshochschule;
  • Tourismusorganisationen;
  • weitere Institutionen;
  • gegebenenfalls gewerbliche Veranstalter wie Weingüter usw..

Für gewerbliche Anbieter wurde als Denkmodell eine moderate Jahresgebühr von beispielsweise 100 Euro angesprochen. Hierzu wurde keine Entscheidung getroffen. Außerdem muss festgelegt werden, wie mit Organisationen umgegangen wird, die ihren formalen Sitz in Weinsberg haben, tatsächlich aber überwiegend außerhalb tätig sind.

Eine Überfrachtung des Kalenders, beispielsweise durch die automatische Aufnahme jedes einzelnen Kurses oder wiederkehrender Standardtermine, soll vermieden werden. Dafür werden geeignete Kategorien, Filter und Veröffentlichungsregeln benötigt.

5. Technische und organisatorische Anforderungen

Vor einer Eigenentwicklung sollen vorhandene und bewährte Systeme untersucht werden. Als interessantes Beispiel wurde eine bereits in Bamberg und weiteren Städten eingesetzte Lösung genannt. Die Arbeitsgruppe befürwortet grundsätzlich, auf einer bestehenden Lösung aufzubauen, statt ein bereits gelöstes Problem vollständig neu zu entwickeln.

Als nächster fachlicher Schritt bietet sich eine Online- oder Hybridpräsentation eines bestehenden Systems an. Gemeinsam mit interessierten Vereinen und weiteren Beteiligten soll dabei geprüft werden:

  • Welche Module werden tatsächlich benötigt?
  • Wie einfach ist die Bedienung für Vereine und Öffentlichkeit?
  • Wie funktionieren Rechtevergabe, interne Planung und öffentliche Freigabe?
  • Welche Kosten entstehen für Einführung, Betrieb und Pflege?
  • Wie werden Datenschutz und technische Sicherheit gewährleistet?
  • Welche Schnittstellen zur städtischen Internetseite oder zu vorhandenen Systemen sind möglich?

Der Datenschutz wurde als besonders wichtig hervorgehoben. Bei einem Betrieb unter Beteiligung der Stadt gelten höhere organisatorische und rechtliche Anforderungen als bei einer rein vereinsinternen Lösung.

6. Erweiterung der Arbeitsgruppe und Vernetzung

Die beiden Teilnehmenden halten eine Erweiterung der bisherigen Zweiergruppe für erforderlich. Angestrebt wird eine arbeitsfähige Gruppe von ungefähr sechs Personen, damit unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt werden können.

Einbezogen werden sollten nach Möglichkeit:

  • zuständige Personen aus der Stadtverwaltung, insbesondere für Veranstaltungen, Internet und Öffentlichkeitsarbeit;
  • Vertreter größerer Vereine, beispielsweise Feuerwehr und Sportvereine;
  • Vertreter weiterer örtlicher Institutionen;
  • Personen mit technischer beziehungsweise digitaler Erfahrung;
  • bei Bedarf ein externer Moderator zur strukturierten Begleitung.

Die konkreten Anforderungen sollen nicht allein durch die derzeitige Zweiergruppe festgelegt werden. Entscheidend sind die tatsächlichen Bedürfnisse der Vereine, der Verwaltung und der späteren Nutzerinnen und Nutzer.

7. Finanzierungsmöglichkeiten

Mehrere mögliche Finanzierungswege wurden angesprochen, ohne dass bereits eine Finanzierung feststeht:

  • erneute Förderung über die Nachbarschaftsgespräche für ein klar abgegrenztes Folgeprojekt;
  • mögliche Einbindung in das Programm Quartiersimpulse, soweit Förderzweck und Budget dies zulassen;
  • kleinere Förderprogramme für Moderation, Beratung, Veranstaltungen oder Beteiligungsprozesse;
  • Bundes- oder Landesmittel für ländliche Räume beziehungsweise technische Innovationen;
  • Ehrenamts- und Innovationspreise;
  • Unterstützung durch Stiftungen von Sparkasse oder Volksbank;
  • begrenzte Eigenmittel beziehungsweise Spenden aus dem Vereinsumfeld.

Der Europäische Sozialfonds wurde erwähnt, erscheint für das konkrete Vorhaben derzeit jedoch eher nicht passend. Bei kleineren Förderprogrammen können insbesondere Moderations-, Beratungs-, Material- und Veranstaltungskosten förderfähig sein.

8. Ergebnisse und gemeinsame Richtung

  • Die Idee eines digitalen Veranstaltungskalenders soll weiterverfolgt werden.
  • Der Kalender soll öffentliche Information und nicht öffentliche Terminplanung miteinander verbinden.
  • Die Lösung soll die Eigenverantwortung der Veranstalter stärken und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
  • Filterung, einfache Bedienung und gute Auffindbarkeit sind zentrale Anforderungen.
  • Bestehende Lösungen sollen vor einer Eigenentwicklung geprüft werden.
  • Stadtverwaltung, Vereine und weitere Institutionen müssen frühzeitig beteiligt werden.
  • Die bisherige Zweiergruppe soll zu einer breiter aufgestellten Arbeitsgruppe erweitert werden.
  • Finanzierung, Betreiberrolle, Datenschutz und Zugangsregeln sind noch offen.

9. Nächste Schritte

  • Ergebnis vorstellen: Die bisherigen Überlegungen beim nächsten vorgesehenen Austauschtermin präsentieren.
  • Arbeitsgruppe erweitern: Geeignete Vertreter aus Stadtverwaltung, Vereinen und Institutionen ansprechen; Zielgröße etwa sechs Personen.
  • Anforderungen erheben: Bedürfnisse von Veranstaltern und späteren Nutzern strukturiert sammeln und priorisieren.
  • Bestehende Lösung demonstrieren lassen: Kontakt zu einem Anbieter beziehungsweise einer Stadt mit Praxiserfahrung herstellen und eine gemeinsame Präsentation organisieren.
  • Lösungsvarianten vergleichen: Bestehendes System, Anpassung einer Plattform und mögliche Eigenentwicklung nach Funktionen, Aufwand, Kosten und Datenschutz bewerten.
  • Zugangsregeln entwickeln: Festlegen, welche Organisationen veröffentlichen dürfen und welche Regeln für gewerbliche Anbieter gelten.
  • Stadt einbinden: Zuständigkeiten für Veranstaltungen, Internetauftritt, Freigaben, Datenschutz und späteren Betrieb klären.
  • Finanzierung konkretisieren: Passende Förderprogramme sowie Unterstützungsmöglichkeiten durch örtliche Banken und Stiftungen prüfen.

10. Offene Fragen

  • Wer übernimmt langfristig Betrieb, Administration und redaktionelle Verantwortung?
  • Welche Organisationen erhalten Schreib- und Planungsrechte?
  • Welche Informationen sind intern und welche öffentlich sichtbar?
  • Wie werden wiederkehrende Termine, Änderungen und Absagen verwaltet?
  • Welche Filter und Kategorien werden tatsächlich benötigt?
  • Soll die Nutzung für Vereine kostenlos bleiben und sollen gewerbliche Anbieter zahlen?
  • Wie wird der Kalender technisch mit dem Internetauftritt der Stadt verbunden?
  • Welche bestehende Plattform erfüllt die Anforderungen am besten?
  • Welche Kosten entstehen einmalig und dauerhaft?
  • Welche Förderprogramme können konkret genutzt werden?